Jotta selkeästi määritellä tehtävät sihteeri, sinun tarvitsee tietää joku puhuu.Loppujen lopuksi asema voidaan tarkastella useilla tavoilla.Tiedetään esimerkiksi, hallinnollinen avustaja kuten toimistotyöntekijä, pääsihteerin pää (pää) tietty organisaatio, valtiosihteeri kuin virkamies, kuten diplomaattinen sihteerinä henkilö sihteeri manageri työntekijänä, ja muita vaihtoehtoja.Useimmissa tapauksissa mainitaan postitse, ne tarkoittavat työntekijä, joka suorittaa tehtäviä (tilaukset) johtajana yrityksen ja yksilön päät sen toimialojen.On käynyt ilmi, että tehtäviä sihteerin tässä tapauksessa pienentää täyttämiseen yhden tilauksia organisatorisia ja teknisiä kysymyksiä.
on tiedettävä, mitä tehdä, ja ulkoasiainsihteeri
Daily sihteeri hoitaa seuraavia tehtäviä:
- saada tietoja hänen alaistensa siirtää päätään.
- järjestää puhelin johtaja.Hänen poissa, vastaanottaa tietoja, ja sitten tuo sen tietoon johtajan.
- vastaanottaa ja pitää puhelin- viestejä.
- luoda edellytyksiä normaalikäytössä pään: seurata kysyntä paperi- ja toimistolaitteiden.
- avustamaan järjestämisessä tuotannon konferensseja ja kokouksia.Tuo osallistujille ajankohta, paikka ja aika tapahtumasta.Kerää tarvittavat materiaalit varmistaa osallistuminen osallistujien ja ylläpitää kokouksen pöytäkirjaan.
- pidettävä kirjaa yrityksen.Tätä varten sihteeri suorittaa vastaanoton, luokittelu saapuvan postin ja lähettää sen hallintaan.Sitten, joka perustuu asetettujen viisumia toimittaa asiakirjat esiintyjiä alla maalaus.Pääsihteerin tehtävät kuuluvat valvoa edistystä, ajoitus ja tulokset niiden toteuttamista.
- homman painaminen sekä asiakirjojen kopiointikuluista.
- järjestää vastaanoton kävijöitä johtaja yhtiö ja kykyä luoda edellytyksiä nopean ratkaisun kysymyksiä.
Saavuttaakseen nämä näennäisen yksinkertaisia tehtäviä sihteerin, työntekijä tarvitsee tietää:
- kaikki johdolla yhtiön ja sen rakenteellisia jakolinjoja;
- charter, henkilöstön ja yrityksen rakenne, sen profiilia, kehitysnäkymät ja erikoistumista;
- määräysten asianmukaisen kirjanpito;
- säännöt käyttöön toimistolaitteiden ja viestintävälineet;
- säännöt BTP, OT, paloturvallisuus ja teollisen hygienian;
- säännöt organisaation työpaikalla;
- sääntely- ja säädökset, tilauksia, asetukset, määräykset suunnitteluun, kirjanpito ja laadunvalvonta työn.
erityisyys Virkailija
Kun se tulee tarkempia erikoistumiseen, tilanne on hieman erilainen.Otetaan esimerkiksi, tehtäviä sihteerin-vastaanottovirkailija.Nimikin viesti on selkeästi määritelty näkökohta työn.Tyypillisesti kukin yritys on jo työn kuvaus, jossa hahmotellaan toimet asiantuntija toimistotyötä.Jos tällaisia ohjeita ei, on parempi luoda sitä.Voit tehdä tämän, sinun tulee käyttää täyttäviä hakemisto, jossa näytteet ovat arvioita.Sen jälkeen standardin versio tarvitaan viimeistellä kunnioitusta organisaatiosi-erityinen ja sisäisiä ominaisuuksia.Yleensä vastuut pääsihteerin virkailija on oltava selvästi jäljittää kolmeen pääalueeseen:
- käsittely kirjeenvaihtoa.Vastaanotto, käsittely sitä modernia tekniikkaa ja ajankohtainen merenkulku.
- asianmukainen kunnossapito sisäisiin asiakirjoihin.
- Register, tiukkoja kirjanpito- ja siirto asiakirjoja arkistoon varastointiin.
ominaisuudet vertaisverkko
Jossain yritysten käyttöön henkilöstöä tähän tehtävään, johon kuuluu laaja joukko velvollisuuksia: alkaen "help desk" ja "apulaisjohtaja."Tällaisella henkilöllä on oltava kattavat tiedot ja hyvä taito tunnelmaa.Tullit sekretaryareferenta hieman laajennettu johtuu lisääntyneestä valtaa.Yleensä se on - tavallista työtä sihteeri, mutta sana "avustaja" tehdään joitakin lisäyksiä standardin luetteloon.Erityisesti hallinnollinen avustaja voi itsenäisesti suorittaa vastaanoton kävijöitä tietyistä kysymyksistä.Omistaminen tietyt tiedot, hän pystyy tekemään omia päätöksiä.Lisäksi, assistentti johtaja vastaavan komission suorittaa suhteellisia organisaation toimintaan (yritys).Joskus sihteerit ovat velvollisia henkilöstöhallinnon.Tämä tapahtuu vain, jos kokonaismäärä työtä voit tehdä ylimääräisiä tehtäviä.
