Dalam rangka untuk secara jelas mendefinisikan tugas Sekretaris, yang perlu Anda ketahui tentang seseorang berbicara tentang.Setelah semua, posisi dapat dilihat dalam beberapa cara.Hal ini diketahui, misalnya, asisten administrasi sebagai pekerja kantor, Sekretaris Jenderal sebagai kepala (kepala) organisasi tertentu, Menteri Luar Negeri sebagai pelayan masyarakat, sebagai sekretaris orang sekretaris manajer diplomatik sebagai karyawan, dan pilihan lainnya.Dalam kebanyakan kasus, menyebutkan pos, mereka berarti seorang karyawan yang melakukan tugas-tugas (perintah) sebagai direktur perusahaan dan kepala individu divisi.Ternyata bahwa tugas Sekretaris dalam hal ini dikurangi menjadi pemenuhan pesanan tunggal untuk masalah organisasi dan teknis.
harus tahu apa yang harus dilakukan dan Sekretaris
Sekretaris Harian akan melakukan fungsi-fungsi berikut:
- menerima informasi dari bawahannya untuk mentransfer kepalanya.
- mengatur manajer telepon.Dalam ketidakhadirannya, untuk menerima informasi, dan kemudian membawanya ke perhatian sutradara.
- menerima dan menyimpan catatan dari pesan telepon.
- menciptakan kondisi untuk operasi normal kepala: untuk mengikuti permintaan untuk alat tulis dan peralatan kantor.
- membantu organisasi konferensi produksi dan pertemuan.Bawa ke peserta tanggal, tempat dan waktu acara.Mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk memastikan kehadiran peserta dan memelihara risalah rapat tersebut.
- menyimpan catatan dari perusahaan.Untuk tujuan ini, Sekretaris harus melaksanakan penerimaan, klasifikasi surat masuk dan mengirimkannya kepada manajemen.Kemudian, berdasarkan visa dikenakan mengirimkan dokumen pemain di bawah lukisan itu.Tugas Sekretaris termasuk kontrol atas kemajuan, waktu dan hasil eksekusi mereka.
- melakukan pekerjaan pencetakan dan reproduksi dokumen.
- mengatur penerimaan pengunjung ke kepala perusahaan dan kemampuan untuk menciptakan kondisi untuk pertanyaan solusi cepat.
Untuk mencapai tugas-tugas yang tampaknya sederhana Sekretaris, pekerja perlu tahu:
- semua pimpinan perusahaan dan divisi struktural;
- charter, staf dan struktur perusahaan, profil perusahaan, prospek pengembangan dan spesialisasi;Peraturan
- untuk pencatatan yang tepat;
- aturan untuk penggunaan peralatan kantor dan sarana komunikasi;
- aturan BTP, OT, keselamatan kebakaran dan kebersihan industri;Aturan
- organisasi di tempat kerja;
- tindakan peraturan dan hukum, perintah, ketetapan, perintah untuk perencanaan, akuntansi dan kontrol kualitas pekerjaan yang dilakukan.
Kekhususan Clerk
Ketika datang ke spesialisasi yang lebih spesifik, situasinya agak berbeda.Ambil, misalnya, tugas sekretaris-resepsionis.Sangat judul posting yang jelas aspek pekerjaan.Biasanya, masing-masing perusahaan sudah memiliki deskripsi pekerjaan, yang menguraikan kegiatan spesialis pada pekerjaan kantor.Jika instruksi tersebut tidak, lebih baik untuk menciptakannya.Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan direktori kualifikasi di mana sampel adalah perkiraan.Setelah itu, versi standar diperlukan untuk menyelesaikan menghormati organisasi-spesifik dan fitur internal.Secara umum, tanggung jawab Sekretaris-Clerk harus jelas ditelusuri tiga bidang utama:
- Berurusan dengan korespondensi.Penerimaan, pengolahan dengan teknik modern dan pengiriman tepat waktu.
- pemeliharaan yang tepat dari dokumentasi internal.
- Register, akuntansi ketat dan transfer dokumen ke arsip untuk penyimpanan.Fitur
dari rujukan
Pada beberapa perusahaan memperkenalkan kepada staf untuk kantor ini, yang mencakup berbagai tanggung jawab: dari "bantuan meja" untuk "asisten direktur."Orang seperti itu harus memiliki pengetahuan yang komprehensif dan perintah yang baik dari atmosfer.Tugas sekretaryareferenta sedikit diperluas karena meningkatnya daya.Secara umum, itu adalah - pekerjaan biasa Sekretaris, tapi kata "asisten" membuat beberapa penambahan pada daftar standar.Secara khusus, asisten administrasi secara independen dapat melakukan penerimaan pengunjung pada isu-isu tertentu.Memiliki informasi tertentu, ia mampu membuat keputusan sendiri.Selain itu, asisten kepala komisi yang bertanggung jawab melakukan kegiatan relatif organisasi (perusahaan).Kadang-kadang sekretaris wajib administrasi HR.Hal ini dilakukan hanya ketika jumlah total pekerjaan memungkinkan Anda untuk melakukan tugas tambahan.
