עדויות הכרחיות של החלטות נחוצות במצבים שבם הם נלקחים באופן קולקטיבי.כמובן הנפוץ ביותר של אירועים לתיקון יחול נתוני הקלטה מסוג זה כפרוטוקול.יש מילה "פרוטוקול"
כמה משמעויות - זה יכול להיות הסדר הקיים של פעולות במצב מסוים, וכדין מעוצב מסמך רשמי המכיל את נתוני הרצף במהלך הדיון, הוויכוח ובפגישות, כנסים ומפגשי קבלת החלטות.שים לב שזה לוקח כמה צורות שונות במטרתם.דקות של דיירים היא קטגוריה מסמך שונה במקצת מאשר, למשל, הדו"ח של רשויות החקירה או רשות פיקוח אחרת.קהילות
ישיבות קבועות / זמניות קולקטיביות (ישיבת וועדה של בעלי מניות, דיירים, דירקטוריון) כפופות לתיעוד חובה.בהתאם להחלטה שהתקבלה על ידי יו"ר הארגון או הקבוצה, פרוטוקול הישיבה יכול להתנהל ב( שיא יסודי של נאומים, ויכוחים, שאלות ותשובות) מלא או צורה מקוצרת.בדרך כלל, במהלך הפגישה של המזכיר או אדם אחראי אחר שומר תיעוד של כל האירועים, אוסף חומרים הקשורים מסופקים על ידי הצדדים, ולאחר נסיעתם למסמך אחד.
לגבי הדרישות של הנייר הרשמי, שהם מיועדים בסטנדרטים המדינה המסדירים את המדיניות הנכונה.כך, בפרוטוקול הישיבה של בעלים או דיירים של נציגי קבוצות וארגונים אחרים, בנוסף לשם המסמך והארגון, מועד האירוע וסדר היום יש לציין נתונים על, יו"ר המזכירה והמשתתפים הנוכחיים.בקצרה
של ההצגה של מידע הוא כדלקמן: תקשיב - עשה (ו) - החליט / הסכמתי.האמינות של נתונים אלה הוא ראשי תיבות על ידי היו"ר וחתימתו של המזכיר.במידת צורך, ניתן לקבל את הפגישה כעותק מלא של פרוטוקול הישיבה, ולחלץ מכל חלק ממנו.
כמה ניואנסים של נתוני מידע הוא מסמך המשקף את הפגישות הקולקטיביות לאנשים המתגוררים בבנייני דירות.במקרה זה, הפרוטוקול של הישיבה של בעלי הבתים לוודא את הנתונים בצורה של האירוע (האיסוף בפועל של אנשים או הצבעה נפקד על פריטי סדר יום), כתובת אמיתית והשטח של האובייקט שצוין המנותק, מספר המשתתפים וקולותיהם.בנוסף
, נספח חובה למסמך הוא רשימה של שמות משפחה של משתתפים (או נציגיהם) עם מספר הדירות בבעלות.אם דעתם של התושבים התקבלה שלא בפניו, ברשימה המשלימה חייבים לכלול פרטים לא רק על האדם, אלא גם החלטותיה על כל הנושאים שעל הסדר היום.כמו כן, הוא צריך לכלול גם מידע על המסמך המאשר את זכות בעלות או חזקה של מיקום ספציפי בחלק מהבית, כמו גם את רצונו של כל אזרח מהנקודות המפורטים באג'נדה של צורות ברורות ומקובלות (מסכים, לא מסכים, להימנע).רק בפגישת פרוטוקול זה של דיירים יהיה בתוקף.
