elke "beschaafde" organisatie streeft naar uw administratie goed te organiseren, voor zover mogelijk alle redelijke en beschikbare maatregelen nemen om documenten tegen ongewenste indringers te beschermen door onbevoegden.Wat is het?
Iedereen weet dat het document draagt de betrokken aan de zijde van derden risico's.Ze zijn heel veel.Besteed aandacht aan de belangrijkste en wijdverbreid.Begeleidend document management risico is:
- risico van openbaarmaking van vertrouwelijke informatie
- risico substituut documenten
risico van openbaarmaking van vertrouwelijke informatie
vertrouwelijke informatie in deze context moet worden opgevat in de ruimste zin van het woord, namelijk hoe bedoelde informatie aanbeperkte categorie.Het belang van vertrouwelijke informatie door het feit dat op dit punt is er een vrij uitgebreide juridische basis.
Hier zijn slechts enkele van de wetten, geheel of gedeeltelijk te regelen dit gebied:
- federale wet van 29.07.2004 N 98-FZ "On Commercial Secrets" (trade secrets).
- federale wet van 27.07.2006 N 152-FZ "On Persoonsgegevens" (persoonsgegevens).
- federale wet van 1990/02/12 N 395-1 "Op banken en bancaire activiteit" (bankgeheim).
- federale wet van 31.05.2002 N 63-FZ "Op Advocacy en Advocatuur in de Russische Federatie" (advocaat geheimen).
Begeleidend document management risico's worden vaak gevonden in het bedrijfsleven.Het is zoiets als een "productiekosten", zonder welke het niet kan doen, maar dat is het mogelijk om te controleren en "drive" binnen redelijke grenzen.Anders, het kan gewoon niet goed impact op het bedrijf als geheel.
openbaarmaking van vertrouwelijke informatie kan leiden tot zeer concrete verliezen voor het bedrijf.Top Bedreigingen zijn nalatig medewerkers en de diefstal van informatie.Om dit te voorkomen, is het raadzaam om uit te voeren papierwerk voor introduceerde het bedrijf strikte regels die u hebt ingesteld voor jezelf op je eigen.Bijvoorbeeld, kunt u een aantal bevestiging van de transmissie en de locatie van elk contract te gebruiken om het bedrijf of de in te voeren en de verplichte persoonlijke verantwoordelijkheid voor de veiligheid en de boekhouding van de contracten en de procedure voor het omgaan met hen.Het is nuttig om de onderneming van systematische controles van de beschikbaarheid van passende overeenkomsten te voeren.In ieder geval, de behoefte aan strenge eisen voor de opslag van contracten en licenties systeem om ze te openen, zonder welke het behoud van de documenten is het moeilijk voor te stellen.
risico substituut documenten
meest kwetsbare, naar mijn mening, dit probleem is natuurlijk, overeenkomsten, de documenten zijn de juridische basis voor het uitvoeren van zakelijke transacties in de boekhouding en fiscale boekhouding.
meeste geschillen over de kwestie van de vervalsing van documenten, namelijk het contract van substitutie, had kunnen worden vermeden indien de partijen in het contract een aantal eenvoudige maatregelen om het te beschermen tegen inmenging door derden hebben genomen.
nieuwste informatietechnologie, vreemd genoeg, toe te staan, aan de ene kant om de documenten uit hun vervanging, de andere te beschermen - om deze substitutie te maken op een hoog professioneel niveau.En dat is een feit.Bovendien, als om eerlijk te zijn, niemand zal je absolute bescherming te geven, maar dat betekent niet dat we geen redelijke maatregelen om documenten te beschermen moet nemen.Natuurlijk niet!Vooral contracten omdat zij (exclusief de primaire) het meest blootgesteld aan deze.
kunnen verschillende technieken en methoden van vervangende documenten toe te passen.Eerste, aandacht besteden aan de oude, beproefde middelen voor de bescherming van de documenten van de vervanging.Ze niet verwaarlozen.Ze zijn effectief en tegelijkertijd eenvoudig.
Hier zijn een aantal van hen:
- Ondertekening zijden van elk vel van het contract.
- Naaien contract.
- gebruik van speciale papier voor contracten.
beste optie bescherming overeenkomst is een combinatie van verschillende methoden.
Na deze methode aan het einde dogovorov- is niet een formaliteit of een voorbijgaande rage.De Russische zakelijke omgeving is een absolute must.Zelfs de eenvoudige ondertekening van de overeenkomst de partijen elk vel biedt voldoende bescherming tegen contract substitutie.
Daarnaast kunt u gebruik maken van moderne technologie.Zij, ondanks hun schijnbare complexiteit, bieden een enorme kans om het moderne bedrijfsleven.Bijvoorbeeld, het gebruik van zegels in de contracten met de latente afbeelding - een levendig voorbeeld.Ik kan zeggen zonder overdrijving - is een van de beste manieren om jezelf te beschermen tegen oplichting.De essentie ervan is dat soort van een latent beeld wordt gestempeld op het contract, meestal in de meeste pers.Het gebruikelijke beeld van het oog niet zichtbaar is, is het niet te helpen, en speciale apparaten zoals een vergrootglas, etc.Het latente beeld kan alleen worden gezien door een speciaal, zogenaamd "testpatroon", die alleen het HoofdDruk.Dit soort "sleutel" die de identiteit van de afdichting definieert.
risico van openbaarmaking van vertrouwelijke informatie en de risico's van de vervanging van documenten - zijn niet de enige document management gerelateerde risico's, maar de meest voorkomende en kan eenvoudig worden aangepast.
Hierbij manieren om opdrachten van derden interferentie genoeg beschermen, maar de effectiviteit van dit manifesteert zich in hun complexe toepassing, rekening houdend met de plaats, tijd en het belang van de transactie.
