Vaak, vooral in kleine organisaties, de office manager wordt meestal aangeduid met de secretaris.Het klinkt zo veel meer solide positie, maar het feit dat een office manager taken verschillen van secretariële (hoewel ze hebben zeker veel gemeen), die zelden zorg in deze zaak.
Wat is de verantwoordelijkheid van de werknemer?In de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de office manager is om te werken met documenten.De werknemer ontvangt Ontvangen correspondentie, registreert het, stuurt de geadresseerde, indien nodig, naar het archief.Zij aanvaardt ook toepassingen van andere werknemers, meldt ze aan de ondertekening van de directeur-generaal verzekerde hen het stempel, en dan geeft terug.De taken van de office manager is om te werken met interne documenten: drukopdrachten en de klaring, opslag, transport en boekhoudkundige archieven, het werken met uitgaande correspondentie.Indien nodig, moet hij in staat zijn om te werken met elke kantoorapparatuur: fax, scanner, kopieerapparaat en het type en documenten afdrukken.Opleidingsfaciliteiten voor presentaties, notuleren van vergaderingen, vergader- en receptie gasten en klanten van het bedrijf zijn ook opgenomen in de taken van office manager.
werknemer hebben vaak te maken met de traditionele secretariële taken: Verdeling van de uitgenodigde partners of managers in hotels, het boeken van kamers, vliegtickets en treinkaartjes.Afhankelijk van de specifieke kenmerken van het bedrijf, en hij office manager kan vertegenwoordiger van uw bedrijf in de zakelijke onderhandelingen, en het uitvoeren van de taken van het personeel manager: de zoektocht naar nieuwe medewerkers, het creëren van promotionele en opleidingsprogramma's, op basis van het werk.Soms gaat hij met vraagstukken van informatietechnologie, de ontwikkeling van nieuwe programma's.
Verantwoordelijkheden Operations Manager veronderstellen kennis:
- wet- en regelgeving die de juridische, informatie, zakelijke bedrijven regeren.
- fundamenten van het management, marketing, ondernemerschap en het bedrijfsleven.
- Grondbeginselen van de sociologie, psychologie, ethiek van zakelijke communicatie, niet hebben gewerkt met het personeel en het publiek.
- procedure voor het opstellen van zakelijke voorstellen, rapporten, plannen, contracten en overeenkomsten.
- fundamenten van het management, fundamenten van ergonomie en veiligheid.
Naast deze taken, office manager taken omvatten inventarisatie en office software die nodig is voor de bediening levert (kantoorbenodigdheden, papier en andere toebehoren), die nodig zijn voor het werk van de medewerkers.Het is ook verplicht van deze materialen te houden aan hun uitgifte verzekeren, bepalen de volgorde van ontvangst, te organiseren en bijhouden van de betalingen voor de leveringen.De taken van de office manager is om de toestand van de kantoorapparatuur, waaronder monitoren: een operationele uitdaging te beheersen voor reparaties, tijdige vervanging van consumables (zoals cartridges), als je niet kan repareren - vervanging van kantoorapparatuur.
Afhankelijk van de in het bedrijf vastgestelde regels, en de grootte office manager of hij ontvangt gesprekken en faxen doorsturen naar de juiste persoon, stuurt faxen en bellen op klanten en partners, en houdt toezicht op het werk van secretaresses, waaronder monitoren cultuurhun spraak.Ook plichten van de office manager is om de sanitaire toestand van het kantoor, de organisatie geplande reparaties controle, bel de technische staf voor het oplossen van problemen (bijvoorbeeld het vervangen van lampen of gootsteen schakelaars).
In het algemeen kan deze lijst worden verhoogd of verlaagd, afhankelijk van de baan.Daarom is het noodzakelijk in een stadium van het interview aan wat de office manager (plichten van de werknemer in het bedrijf) te vragen.
