officiële normatieve daad te bepalen en het beleid en het opstellen van de documenten vast te stellen (evenals het werken met hen) in elke organisatie is de eigenaar van bijhouden.Het moet beschikbaar zijn in elke onderneming, elk bedrijf en instelling.Het ontwikkelen van richtlijnen voor records management, zonder mankeren, op basis van de nationale voorschriften en methoden.Maar tegelijkertijd moet weerspiegelen de individuele kenmerken van een bepaalde organisatie kantoor, de samenstelling van de posities en documenteert de structuur van de dienst, de beschikbaarheid van archieven en de mate van automatisering van alle office activiteiten.Hieruit volgt dat de instructies voor het bijhouden van bepaalde organisaties zijn altijd origineel en zal rekening houden met alle nuances en eigenaardigheden van de samenstelling en de verwerking van documenten, die uniek zijn voor deze structuur.
Bij het opstellen van deze regelgeving document voor uw bedrijf, kunt u de standaard soorten documenten te gebruiken in een procedure, uit van haar hoogtepunten, verplicht voor alle te nemen, en om items die moeten worden voorgeschreven voor uw organisatie toe te voegen.
Typisch, instructies voor Records Management bevat algemene bepalingen, de diverse thematische hoofdstukken, en allerlei toepassingen.Algemene bepalingen concretiseren de reikwijdte van de instructies, het regelgevend kader en de verantwoordelijkheid voor de niet-naleving.Thematische hoofdstukken bevatten informatie over de soorten documenten en de volgorde van hun inschrijving, de aanblik, reproductie, certificering en opslag.Overeenkomstig de specifieke kenmerken van de onderneming, kan dit gedeelte sterk worden uitgebreid.Afhankelijk van de veranderende werkomgeving en de invoering van nieuwe technologieën thematische hoofdstukken kunnen worden gewijzigd en aangevuld.Bijlagen bij de handleiding bevat een geïllustreerde achtergrond materiaal: steekproef vormen, indrukken van de zegels en stempels, circuit informatiestroom, alsmede monsters van het invullen van formulieren.
instructies in sommige gevallen kan tijdelijk (instructie in de procedure voor de rechtbank of de strijdkrachten) zijn.Tijdelijke instructie over records management is goedgekeurd voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld, voordat het van kracht constant.Het opgelost individueel!
goed geschreven instructie op kantoor weerspiegelt het hele proces van het werken met documenten en een logische volgorde van alle processtappen.Het regelt niet alleen de service kantoor, maar ook de gehele administratieve apparaat.Instructie wordt goedgekeurd en in werking gesteld kunnen worden in opdracht van het hoofd van de organisatie en vervolgens dient als de normatieve handelen op basis waarvan wordt opgesteld en alle documenten van de onderneming.
correcte formulering van het kantoor - een belangrijke voorwaarde voor de goede werking van de organisatie.Performers servicekantoor verplicht in alle documentatie over het kwaliteitssysteem te vullen, om nieuwe medewerkers met het beleid en de procedures van het invullen van formulieren vertrouwd, verslagen in te dienen op tijd en zonder fouten, vakkundig en tijdig uit te voeren toegewezen taken, te beginnen onmiddellijk aan het werk (onmiddellijk na het inkomende document of bestelling).Als de kop zelf prioriteren van de urgentie van het uitvoeren van orders of documenten, het werk uitgevoerd op deze basis.In andere gevallen, wanneer u een groot aantal documenten worden verwerkt volgens de datum van de gebeurtenis.
