det var lett å forstå stort antall dokumenter, utviklet spesielle regler for deres fremstilling og presentasjon, ulike klassifiseringer, samt de aktuelle former og metoder for arbeid med dem.
Det bør bemerkes at klassifiseringen av dokumentene er ekstremt viktig fordi det bidrar til å fremheve sine spesifikke funksjoner og lar deg bruke dem mest mulig effektivt.Det er en av de eldste og til slutten av utestående saker, hvis utvikling begynte først på slutten av 1960-tallet.De fleste nærmer fordelingen av dokumentasjon for visse grupper som tidligere opptatt bare med hensyn til spesielle tegn eller omfanget av en egen vitenskap.Det ble nylig opprettet mangesidig dokument klassifisering, som er basert på informasjon og materielle komponenter.
Alle dokumenter kan deles i henhold til følgende kriterier:
1. Omstendighetene sin drift i rom og tid.Hensyntatt regularitet av publikasjonen (periodisk og ikke), den tiden av utseende (den opprinnelige, originale, kopiere, duplisere), produksjonsstedet (regional, nasjonal eller utenlandsk);
2. Informasjon komponent.
-
ta hensyn til innholdet og nivået av generalisering av informasjonen (primær og sekundær dokumentasjon);
-
klassifisering av dokumenter omfatter dimensjonen av innspilt informasjon om størrelsen (format), og antall sider (volum);
-
divisjon på hvordan du oppfatter informasjonen (dokumentene kan leses av mennesker eller krever spesiell teknisk utstyr);
-
klassifisering av dokumenter omfatter også den ikoniske karakter av de midler som informasjonen blir registrert (tekst og ikke-tekstlig form);
-
av metoden for å skrive data skille håndskrevet, trykt, mekanisk, magnetisk, fotografisk, optisk, laser og elektroniske dokumenter.
3. Material komponent som omfatter bestemte kriterier (for eksempel støtte vesentlige opplysninger, samt dens form og struktur).
Det er verdt å merke seg at fordelingen av dokumentasjon for de enkelte grupper av form og innhold gjør bedre organisere arbeidet med henne.
bør bemerkes at det i dag er også en tilsvarende klassifisering av regnskapsbilag, som tar hensyn til innhold, sted og prosedyre for å gjøre avtale, samt en måte å bruke.
Denne klassifiseringen regnskapsbilag inkluderer følgende inndeling i typer:
-
avhengig av destinasjon - administrative og utøvende, regnskap behandling eller kombinert;
-
for forberedelse - primær og oppsummering;
-
interne og eksterne dokumenter;
-
etter bruk - og ett tidsbesparelser;
-
avhengig av innholdet - penge-, materiale og design.
jeg må si at denne klassifiseringen inkluderer mange kriterier og er ekstremt bred, så alle dokumenter knyttet til ulike grupper på samme tid, men kan være preget av spesifikke funksjoner og brukes bare i det aktuelle feltet.
