Trabalho com documentos de pessoal tem um impacto particular sobre a qualidade do funcionamento do aparelho administrativo, bem como a formação e cultura de trabalho dos empregados.O trabalho mais profissional está em curso, o sucesso da empresa como um todo.
fluxo de trabalho interno de qualquer empreendimento envolve uma variedade de atividades para a preparação, manutenção, de enchimento, a cópia, a transmissão de informações de negócios.A prática mostra que cerca de setenta por cento dos trabalhadores a tempo gastar em tais atividades.Deve ser notado que a organização do trabalho com documentos está a tornar-se cada vez mais importante.Hoje, essa atividade é considerada um dos principais factores de competitividade da empresa moderna.Organização
trabalhar com documentos requer uma abordagem especial para obter e dados de negócios processo, coordenando os processos de formação e troca de informações.Competente organização papelada reduz o tempo de pesquisa e aumenta a precisão, a actualidade dos dados, eliminando a redundância.
Dada a prática de longa data foi trabalhado três principais tipos de documentação: misturado, descentralizadas e centralizadas.
última forma fornece uma variedade de operações existentes com foco na estruturação da jurisdição de uma única unidade na empresa.Essa unidade pode ser departamento de recursos humanos ou gerais, o escritório e assim por diante.Manter a documentação e pode transportar uma pessoa, é o secretário.Em qualquer caso, a responsabilidade de um departamento ou funcionário irá incluir a implementação de um ciclo completo de atividades de documentação de recepção antes da transferência para o departamento de arquivo.Essas atividades envolvem a recepção, o processamento de informações de negócios, registo, armazenamento, controle sobre a execução, o envio, as operações de referência e de informação, sistematização antes de transferir para o arquivo.
centralizada organização do trabalho com documentos considerados para ser o mais racional, e, a este respeito, eo mais preferido.Isto é especialmente verdadeiro em pequenas empresas.Ao usar esse método, sistematização de documentação reduz significativamente o custo das medidas para o processamento de informações.Além disso, melhorou substancialmente organização do trabalho empregados.Nesta forma, o fluxo de trabalho mais eficiente escritório de trabalhos, alcançado unidade em actividades metodológicas e de gestão relacionadas com o processamento da documentação.
sistema centralizado de frente é um esquema descentralizado.Neste caso, para cada divisão formou o seu próprio escritório para trabalhar com a documentação.Nestas unidades, todas as operações são realizadas de forma independente.Um sistema descentralizado é mais típico dessas instituições e organizações que estão compartimentados em aparelhos sentido territorial diferente.Além disso, o sistema funciona e é adequado para as empresas que estão documentados em uma especificidade diferente (por exemplo, há uma necessidade de assegurar a protecção das informações).
mais comum, entretanto, é uma forma de sistema misto.Neste caso, uma certa parte de todas as operações (normalmente na recepção e processamento de documentos enviados e recebidos, o armazenamento, a replicação) é efectuada na unidade central.As peças estruturais da empresa, enquanto as atividades de impressão (criando), ordenação, armazenagem e preparação para a entrega ao arquivo.
Escolhendo um ou os outros empregados ea documentação é realizada de acordo com a estrutura da empresa.
