A fim de definir claramente as funções do Secretário, você precisa saber sobre alguém está falando.Afinal, a posição pode ser visto de várias maneiras.Sabe-se, por exemplo, assistente administrativo como o trabalhador de escritório, ao Secretário-Geral como a cabeça (a cabeça) de uma determinada organização, Secretário de Estado como um funcionário público, como um diplomática secretário pessoa gerente secretário como um empregado, e outras opções.Na maioria dos casos, mencionando o post, eles significam um empregado que executa tarefas (ordens) como um diretor da empresa e os chefes individuais de suas divisões.Acontece que as funções do Secretário, neste caso, reduzido ao cumprimento de ordens individuais para questões técnicas e organizacionais.
deve saber o que fazer e Secretário
Secretário diário exerce as seguintes funções:
- receber informações de seus subordinados para transferir a sua cabeça.
- organizar gerente telefone.Em sua ausência, para receber informações e, em seguida, trazê-lo para a atenção do diretor.
- receber e manter registros de mensagens telefónicas.
- criar condições para o funcionamento normal da cabeça: para acompanhar a demanda por artigos de papelaria e equipamentos de escritório.
- auxiliar na organização das conferências e reuniões de produção.Trazer para os participantes da data, local e hora do evento.Reúna os materiais necessários para garantir a presença dos participantes e manter a ata da reunião.
- manter registros da empresa.Para este fim, o secretário procederá à recepção, classificação de e-mails recebidos e enviá-lo para a gestão.Então, com base de visto imposta transmitir documentos artistas sob a pintura.As funções do Secretário incluem controle sobre o progresso, o calendário e os resultados de sua execução.
- fazer o trabalho de impressão e reprodução de documentos.
- organizar a recepção de visitantes para o chefe da empresa ea capacidade de criar as condições para uma rápida solução perguntas.
A fim de realizar estes aparentemente simples funções do Secretário, o trabalhador precisa saber:
- toda a liderança da empresa e suas divisões estruturais;
- charter, pessoal e estrutura da empresa, o seu perfil, as perspectivas de desenvolvimento e especialização;Regulamentos
- para a manutenção de registro adequado;
- regras para o uso de equipamentos de escritório e meios de comunicação;
- governa BTP, OT, segurança contra incêndios e higiene industrial;Regras
- da organização no local de trabalho;
- atos normativos e jurídicos, despachos, decretos, decisões de planejamento, contabilidade e controlo do trabalho realizado qualidade.
Especificidade Clerk
Quando se trata de especialização mais específicas, a situação é um pouco diferente.Tome-se, por exemplo, as funções de secretário-recepcionista.O próprio título do post é claramente definido aspecto do trabalho.Normalmente, cada empresa já tem uma descrição do trabalho, que descreve as atividades especialista em trabalho de escritório.Se tal instrução não é, é melhor para criá-lo.Para fazer isso, você deve usar o diretório de qualificação em que as amostras são aproximados.Depois disso, a versão padrão é necessária para finalizar o respeito pelo seu específico da organização e recursos internos.Em geral, as responsabilidades do secretário-Clerk deve ser claramente traçada três áreas principais:
- Lidar com a correspondência.Recepção, processá-lo com técnicas modernas e envio atempado.
- manutenção adequada de documentação interna.
- Register, contabilidade rigorosa e transferência de documentos para o arquivo para o armazenamento.Características
do referente
Em algumas empresas introduzidas para a equipe para este escritório, que inclui uma ampla gama de responsabilidades: o de "help desk" para "assistente de direção."Essa pessoa deve ter um conhecimento abrangente e um bom domínio do ambiente.Deveres sekretaryareferenta ligeiramente ampliada em função do aumento do poder.Em geral, ele é - o trabalho habitual do secretário, mas a palavra "assistente" faz algumas adições à lista padrão.Em particular, o assistente administrativo pode realizar de forma independente a recepção de visitantes sobre certas questões.Possuir certas informações, ele é capaz de tomar suas próprias decisões.Além disso, o chefe adjunto da comissão responsável executa atividades relativas da organização (empresa).Às vezes, secretários são obrigados a administração de RH.Isto é feito apenas quando a quantidade total de trabalho permite que você execute tarefas adicionais.
