Všetky dokumenty po ich vykonanie musia byť zoskupené v prípade.Pojem "podnik" v súlade s GOST 51141-98 treba chápať jeden dokument alebo súbor dokumentov, ktoré sa vzťahujú k určitému smeru organizácie a umiestnených v priečinku samostatnej obálke.Pre správnu formáciu, skladovanie a účtovné záležitosti v každej organizácii musí ročne (pri zohľadnení zmien vo vnútornom a vonkajšom prostredí) nomenklatúry ťahané záležitosti, cez ktoré zabezpečili rýchle vyhľadávanie dokumentov.
Pri formovaní záležitosti prípadné rozdelenie by sa mali riadiť požiadavkami jednotného štátneho systému evidencie.Hlavné ustanovenia sú uvedené v GOST 51141-98, hlavné dokumenty Archívu oddelenie pod vládou Ruskej federácie, pokyny archívne tela, zoznamy dokumentov.Vždy by ste mali dodržiavať, pokiaľ ide o ukladanie dokumentov a súborov.Ak organizácia so zložitou štruktúrou a mnoho funkcií v každom oddelení a celej organizácie uplatňuje jednotných zásad v organizácii dokumentov, formovanie a indexovanie prípadov.Preto Nomenklatúra záležitosti personálne oddelenie, kvalita služieb, akákoľvek iná organizačná zložka, alebo organizácie by mala byť vytvorená, aby spĺňali požiadavky regulačných dokumentov.
Prvým krokom je identifikovať problémy a kategórie dokumentov, ktoré musia zahŕňať oddelenie nomenklatúra veci alebo organizáciu.Mali by sme vychádzať z nutnosti pokryť celú sumu dokumentácie, ako vytvoriť a dostal.Keď sa nové problémy na ktoré sa nevzťahuje nomenklatúry je nutné vykonať doplnenie.Forma názvoslovie vecí by malo umožniť včasnú aktualizáciu to.Preto, keď indexovanie záležitosti by mali poskytovať možnosti nových indexov a nezahŕňajú nahradiť predtým priradené indexy už vzniknuté prípady.Rollover nedokončená záležitosť prevedená do rozsahu v budúcom roku, zachovanie pôvodnej číslo.
predmetom každom prípade by mali byť jasné a úplné informácie o zložení hmoty a obsahu dokumentov, ktoré sú umiestnené v tejto zložke.V zložke, musíte zadať index a skladovateľnosť prípadu.Konsolidácie prípadov sa vykonáva na nominálnu základe, napríklad, objednávok, protokoly, príkazov a tak ďalej.Prípady možno nastaviť v detaile, napríklad korešpondencia s určitým reportérom, korešpondencia na dodávku surovín, korešpondencia s novinármi, v kombinácii na teritoriálne báze, a tak ďalej.
Kedy by mala zoskupenia dokumenty venovať pozornosť, pokiaľ ide o ich skladovanie.Nemôžete spojiť do jedného prípadu dokumentov dočasné a trvalé uskladnenie alebo rôznych období skladovania.Nie je dovolené zahrnúť do prípadových návrhoch, irelevantné dokumenty alebo kópie možností násobí.Pri tvorbe prípadov je nutné skontrolovať dokument pre všetky podpisy a správne vôle.
indexovanie veci a poradie priorít by malo byť v poradí podľa dôležitosti.Prvý načrtáva najdôležitejšie dokumenty (nariadenie, predpisy alebo iné správne doklady).Rozsah prípadoch by mal obsahovať kódy a nadpisy vecí, dáta a podmienky skladovania, objednávky evakuácia.Rad prípadov schválených zavedený poriadok a organizáciu súhlasil s úradníkom Štátneho archívu v regióne.Na konci roka v nomenklatúre vydal konečnej záznam je uvedený počet prípadov, ktoré boli v priebehu roka v každej kategórii otvorených.Podanie prípady trvalé archiváciu alebo odstraňovanie prípadov dočasného uskladnenia (pri expirácii) sa vykonáva v Pokyne na kancelárskej-prácu organizácie právo.
