Delo z dokumenti kadrovskimi ima poseben vpliv na kakovost delovanja upravnega aparata, kot tudi kulturo oblikovanja in dela zaposlenih.Bolj strokovno delo je v teku, je uspeh podjetja kot celote.
notranji potek dela za vsako podjetje vključuje različne aktivnosti za pripravo, vzdrževanje, polnjenje, kopiranje, posredovanje poslovnih informacij.Praksa kaže, da približno sedemdeset odstotkov zaposlenih časa preživijo v teh dejavnostih.Opozoriti je treba, da je organizacija dela z dokumenti, je vedno bolj pomembno.Danes je ta dejavnost šteje, da je eden od glavnih dejavnikov konkurenčnosti sodobnega podjetja.
organizacija, ki deluje z dokumenti zahteva poseben pristop za pridobivanje in obdelavo poslovnih podatkov, usklajevanje procese nastajanja in sprememb podatkov.Pristojna organizacija papirologije zmanjšuje čas za iskanje in povečuje natančnost, pravočasnost podatkov, odpravljanje redundance.
Glede na dolgoletna praksa je delal tri glavne vrste dokumentacije: mešane, decentralizirane in centralizirane.
ta oblika zagotavlja številne obstoječe dejavnosti s poudarkom na oblikovanju pristojnost eno enoto v podjetju.Ta enota je lahko oddelek za splošna ali človeških virov, v pisarni in tako naprej.Vzdrževati dokumentacijo in opravljajo eno osebo, je tajnica.V vsakem primeru bo odgovornost en oddelek ali zaposlenega vključujejo izvajanje celotnega cikla dejavnosti dokumentacije prejema pred prenosom na oddelku za arhiv.Te dejavnosti vključujejo sprejem, obdelavo poslovnih informacij, registracije, skladiščenje, nadzor nad izvedbo, pošiljanje, referenčnih in informacijske operacije, sistematizacije pred prenosom v arhiv.
centralizirano organizacijo dela z dokumenti, ki veljajo za najbolj racionalen, in v zvezi s tem, in bolj prednostno.To še posebej velja v malih podjetjih.Pri uporabi te metode, sistematizacija dokumentacije bistveno zmanjša stroške ukrepov za obdelavo podatkov.Poleg tega je bistveno izboljšati organizacijo dela zaposlenih.V tej obliki je najbolj učinkovit potek dela v pisarni, dosegli enotnost v metodoloških in upravljanja dejavnosti v zvezi z obdelavo dokumentacije.
Nasproti centraliziran sistem je decentraliziran sistem.V tem primeru se za vsako delitev oblikovala svojo lastno pisarno za delo z dokumentacijo.V teh enotah, ali se vse operacije izvajajo samostojno.Decentraliziran sistem je bolj značilna za teh institucij in organizacij, ki so predalih v različnih aparatov teritorialnem smislu.Poleg tega je sistem deluje in je primerna za tista podjetja, ki so dokumentirane v drugačni specifičnosti (npr, obstaja potreba, da se zagotovi varovanje informacij).
najpogostejša, medtem, je oblika mešanega sistema.V tem primeru, je določen del vseh operacij (običajno na sprejem in obdelavo dokumentov, poslanih in prejetih podatkov, shranjevanje, posnemajo) izvaja v centralno enoto.Strukturne deli družbe, medtem ko dejavnosti tiskanje (ustvarjanje), naročanje, skladiščenje in priprava za dostavo do arhiva.
Izbira ene ali druge zaposlene in dokumentacijo, se izvaja v skladu s strukturo podjetja.
