Da bi se jasno opredelijo naloge sekretarja, kar morate vedeti o nekdo je govoril.Konec koncev, lahko položaj treba gledati na več načinov.Znano je, na primer, upravni asistent kot pisarniški delavec, generalni sekretar kot vodja (vodja) določena organizacija, državni sekretar kot javnega uslužbenca, kot diplomatsko tajnica oseba sekretar vodja kot zaposleni, in druge možnosti.V večini primerov, omenil post, pa pomeni delavca, ki opravlja naloge (naloge) kot direktor družbe in posameznih vodij svojih divizij.Izkazalo se je, da so naloge sekretarja v tem primeru zniža za izpolnitev posameznih naročil za organizacijskih in tehničnih vprašanj.
mora vedeti, kaj storiti in sekretar
Daily sekretar opravlja naslednje naloge:
- dobijo informacije od svojih podrejenih, da prenese svojo glavo.
- organizirati telefonsko manager.V njegovi odsotnosti, do prejemanja informacij, nato pa ga opozorijo direktorja.
- prejemanje in voditi evidenco o telefonskih sporočil.
- ustvariti pogoje za normalno delovanje glave: slediti povpraševanju po tiskovine in pisarniške opreme.
- pomagajo pri organizaciji proizvodnih konferencah in srečanjih.Segrejemo do udeležencev datum, kraj in čas dogodka.Zberite potrebne materiale, da se zagotovi prisotnost udeležencev in vzdrževanje zapisnika sestanka.
- voditi evidenco o podjetju.V ta namen sekretar opravlja sprejem, klasifikacijo dohodne pošte in ga poslati na upravljanje.Nato, ki temelji na naložene vizuma posredujejo dokumente izvajalcev pod slikarstva.Naloge sekretarja vključujejo nadzor nad napredku, časa in rezultati njihove izvedbe.
- ne dela tiskanja in razmnoževanja dokumentov.
- organizirati sprejem obiskovalcev na čelu družbe in sposobnost, da ustvari pogoje za hitro vprašanj rešitev.
Za uresničitev te navidez preproste naloge tajnika, delavec mora vedeti:
- vse vodstvo podjetja in njegove strukturne delitve;
- charter, kadrovsko in struktura družbe, njenem profilu, možnosti za razvoj in specializacijo;
- predpisi za pravilno vodenje evidenc;
- pravila za uporabo pisarniške opreme in sredstev komunikacije;
- pravila BTP, podaljški, požarne varnosti in industrijske higiene;
- pravila organizacije na delovnem mestu;
- regulativni in pravni akti, naročila, odredbe, nalogi za načrtovanje, računovodstvo in nadzor kakovosti opravljenega dela.
Specifičnost Clerk
Ko gre za bolj specifično specializacijo, je položaj nekoliko drugačen.Vzemite, na primer, so dolžnosti sekretarja receptorka.Zelo naziv delovnega mesta je jasno opredeljen vidik dela.Značilno je, da vsako podjetje že ima opis delovnih mest, ki opisuje dejavnosti specialista za delo v pisarni.Če taka navodila ni, je bolje, da ga ustvarite.Če želite to narediti, morate uporabiti kvalificiranega imenik, v katerem so vzorci približne.Po tem, je potrebna standardna različica dokončati spoštovanje za vašo organizacijo-specifične in notranjih funkcij.Na splošno se morajo odgovornosti sekretarja dirke jasno zasledimo tri glavna področja:
- obravnavanju dopisovanj.Recepcija, ga obdeluje s sodobnimi tehnikami in pravočasno ladijski promet.
- Pravilno vzdrževanje notranjega dokumentacije.
- Register, strogo računovodski in prenos dokumentov v arhiv za shranjevanje.
Značilnosti referenta
Na nekaterih podjetij, uvedenih z osebjem za ta urad, ki vključuje širok spekter odgovornosti: iz "pomoč", da "pomočnik direktorja."Taka oseba mora imeti celovito znanje in dobro obvladajo vzdušje.Dolžnosti sekretaryareferenta nekoliko razširili zaradi povečane moči.Na splošno velja, da je - običajno delo sekretarja, ampak beseda "pomočnik" naredi nekatere dodatke standardnega seznama.Zlasti lahko administrator samostojno izvajanje sprejem gostov na nekatera vprašanja.Lastništvo nekatere informacije, je možnost, da svoje odločitve.Poleg tega, pomočnik vodje komisije, pristojen opravlja relativne dejavnosti organizacije (podjetja).Včasih so tajniki morajo HR uprave.To se naredi le, če skupna količina dela, vam omogoča, da opravlja dodatne naloge.
