att underhålla filer, du måste veta vad nomenklaturen.Per definition är nomenklaturen kallas sammanställning av ett visst system för att överföra dessa uppgifter, material, strukturer som användes produktionen.Vid utarbetandet av en sådan lista, varje materialet tilldelas villkor koden med siffror, bokstäver eller alfanumeriska kombinationer - lager nummer.
nomenklatur sakernas i pappersarbete - en systematisk förteckning över innehållet i officiella handlingar (eller fall) som görs under drift av någon organisation.Nomenklaturen bestäms, hur länge ska papperet förvaras, och i vilken ordning att ta form.Till exempel i mid-level skolor (gymnasium) skoltidningar hålls av studierektor för ytterligare 5 år efter utgivningen av studenterna.
huvudfunktioner
Huvudsyftet vid utarbetandet nomenklatur fall - att göra arbetet i den administrativa apparaten mer perfekt, produktiv, bli av med de byråkratiska kolor.Operativ och kvalitativ lösning av många problem, verksamhet i hela organisationen är ofta beroende på i vilken ordning dokumenten förvaras, hur lätt de kan hitta den on-demand, hur väl de är klassificerade och systematiseras.Korrekt klassificering inte bara snabbt arbeta med dokument och underlättar arbetet för arkiv och register.
Betrakta exempel på vad den nomenklatur för frågor, och de riktningar i vilka det är mest effektivt.
- organisera dokument - när dokumenten har använts i alla fall (upprättande av avtal, transaktioner, slutförandet av brottmål, den planerade rapport kort, etc.), och sedan gick ut ur aktivt bruk, enligt nomenklaturen, lagras de i organisationeri en viss ordning.Detta gäller både i pappersform och elektroniskt, lagras i den elektroniska databasen.
- Innehållet i information om vilka villkor dokumentet sparas, hur lång tid det kan ratificeras.I varje fall ingår i sortimentet, har sin angiven tid att spara dokument som ingår i det.De mer värdefulla och viktiga dokument, desto längre kommer att bestå.Det är, när man arbetar med dokument i sin bedömning sker omedelbart - ett slags undersökning av värden.Det hjälper till med själva verksamheten.
- Securing indexerar frågor.Utbudet av verksamheten används ofta i processen för registreringsbevis och indexet av nomenklaturen av fallet blir en integrerad del av registreringsnumret av dokumentet.Det kan observeras vid framställningen av inventeringen, när på jobbet eller i upprättandet av inventeringen går.
- Fungerar som en referens i studiet av organisationsstruktur institutionen, etc.
- Pappersarbetet anses vara grunden för lagerstatus permanent eller tillfällig period av lagring och redovisningshandlingar.
- användes som ett prov schema att skapa och hjälp för arkivering dokument.
Således en god kunskap om vad som är utbudet och färdigheter i att arbeta med det är nödvändigt i någon organisation eller institution i företaget.Sortimentet ska omfatta all verksamhet inom institutionens dokumentären.
nomenklaturen klassificering
Vi nomenklatur har sina egna normer och krav inom design, kan de inte brytas.De anges i särskilda manualer och instruktioner för registrering.
accepterat att avsätta tre typer av affärs nomenklatur:
- typer;
- exemplifierande;
- utformas individuellt för en specifik organisation.
Vad är utbudet av olika typer, framgår det av namnet - är normerande dokument, etablerade de sammansättningen av fallen används i organisationer av samma typ.
Beräknad räckvidd är utformad för att bestämma den ungefärliga sammansättningen av ärenden som tänder på rekordtid bevarande organisation, där sortimentet fördelas.Dessa prover är inte regulatoriska förfaranden och rekommendationer.Ett utmärkande drag - dokument av detta slag är angivna indexet.
Typiska och exemplarisk prästerliga nomenklatur utvecklats av moderbolaget för sina underordnade organisationer.
Individuell sortiment - som utformats speciellt för en särskild organisation, och med hänsyn till detaljerna i dess verksamhet.För ett typiskt prov tas vanligen eller om dem och göra nödvändiga ändringar.
