Memo - utgör i enlighet med kraven

Document alla företag är en samling av papper av olika karaktär, systematiseras på ett visst sätt.Ett av dokumenten är ett memo.

Allmänna egenskaper och syftet med dokumentet

Till att börja med bör det noteras att promemorian - en affärstidning, som är både informativ och rådgivande karaktär.Den är utformad för att ge chefen för företaget eller arbetsledare.Det här dokumentet kan göras av varje anställd i bolaget, av två skäl:

1. På initiativ av den anställde.
2. På bruksanvisning.

I varje fall innehåller det papper detaljerad information om de specifika, enskilda frågorna.I själva verket är det - anställd yttrande skriftligt.Det finns fall där beslutet om att chefen för de överväganden du behöver veta sina underordnade om omständigheterna i ett ärende.Därefter ska den anställde erlägga ett motiverat svar, och slutligen lägga din personliga åsikt i form av konkreta förslag och rekommendationer.Följaktligen är en sådan anteckning att bli en personlig åsikt för den enskilde.

Förväxla inte

godkänts för framställning av ett dokument, måste du veta exakt vad som krävs för att ge.Vissa typer av affärskorrespondens är mycket lika varandra och kan lätt förväxlas.Till exempel, affärs anteckningar är av tre typer: kontor, promemorior och förklarande.Samtidigt, mellan dem finns det tre signifikanta skillnader som inte tillåter den kunnig person att utföra detta fel.Dessa dokument är annorlunda:

1. Enligt adressaten, det vill säga den person för vilken de är avsedda.I motsats till den officiella, är en motivering skrivs till närmaste chef och betygsrapporten, dessutom kan göras direkt till direktör i bolaget.

2. Tema och semantiska belastning av den angivna informationen.Ämne förklarande framgår av själva namnet.Tjänsten är en del av affärskorrespondens mellan avdelningar i företaget.Ämne memo kan vara annorlunda:

• regelbunden rapportering;
• engångs tillhandahållande av information om relevanta frågor.

3. Om den officiella förklarande och är avsedda att användas inom företaget, kan memo vara både internt och externt.I det första fallet är det för direktör i bolaget, och den andra - till högre instans.

När dokumentet upprättas

Memorandum - är en nödvändig åtgärd.Det görs när situationen blir utom kontroll och hotade företaget i allvarliga problem.Med andra ord måste situationen vara kritisk.Vid denna punkt, ger den anställde att uppmärksamma ledningen och beskriver de sakförhållanden som är kända för honom.Detta kan vara ett hot mot genomförandet av planen eller generera de förväntade vinsterna.Dokumentet syftar till att uppmärksamma ledarna för det här problemet och försöka rätta till situationen.Varje specialist på sitt eget sätt representerar lösning av situationen.I PM beskriver han i detalj sin version och presenterar sina egna åsikter i denna fråga.För enkelhetens skull är informationen i detta dokument göras helt fri form.Denna stil låter dig absolut någon anställd att uttrycka sina åsikter på ett specifikt, enda fråga utan rädsla för att bli missförstådd av andra.

Orsaker av dokumentet

Det finns flera orsaker på grund av vilka kan vara sammansatta PM.Ett prov eller ett unikt mönster för alla tänkbara fall för att göra, naturligtvis, möjligt.Men vidtagit några konkreta skäl att kräva en individuell presentationssätt.Orsakerna kan vara mycket olika:

• sen till jobbet;
• frånvaro;
• fördragsbrott;
• konflikt mellan anställda;
• presentation av resultaten av revisionen,
• kommunikation för information om sitt misstag;
• ett hot för att utföra rutinuppgifter;
• information om oacceptabla beteende för den anställde.

Anledningarna är många och var och en av dem kräver ett individuellt förhållningssätt och särskilda förfaranden.Efter att ha fått förstahandsinformation, bör chefen undersöka den ordentligt och ta ett välgrundat beslut.Det är ofta nödvändigt att få ytterligare information från andra deltagare i problemet.De kommer att behöva underkasta sig ledarskap av hans förtydliganden på frågorna.

Om någon något bröt

Kränkningar i form av produktion - är inte ovanligt.Utan dem är det omöjligt arbetsflöde och kommunikation mellan människor.Den vanligaste PM om brott mot arbetsdisciplinen.Beteendet hos personalen på arbetsplatsen är alltid tvetydig.Varje avvikelse från den accepterade normen brukar uppfattas som en kränkning och ska medföra lämpliga påföljder.Att införa en sanktion är bara titeln manager, så resten av personalen, inklusive närmaste chef kan endast informera honom om vad som hade hänt och att erbjuda sin egen version av effekterna på vårdslös kollega.Algoritmen att utarbeta en sådan memo är som följer.

1. namntjänsten eller enhet.Ange upp till vänster på arket.
2. Destination (VD).Anger det övre högra hörnet.
3. Namnet på dokumentet.Skrivet nedan i stora bokstäver med en röd linje.
4. dokumentnummer.
5. plats sammanställning.
6. ämne.
7. texten i dokumentet: Namnoch läget för gärningsmannen, datum för kränkning, typ av brott, orsaken till händelsen, förslaget till återhämtning.
8. titel, namnoch undertecknandet av den anställde som iordningställde dokumentet.

Om skyldiga kollega

memo till den anställde kan göras direkt handledare eller kollega.De vanligaste orsakerna till att det görs är negativa: brott, förseelse tjänstefel.I det här fallet syftar en anmärkning för att fastställa det faktum att vad som hände och förhindra en upprepning i framtiden.Med ett sådant dokument, måste chefen förstå situationen och fatta ett beslut.I det här fallet, beror det på om ålagts den anställde någon påföljd eller inte.Om ett negativt incident inträffade första gången kan vi begränsa förebyggande och uppbyggande konversation.Om det går igenom i strid med systemet, kommer det att straffas i enlighet med arbetsrätten.Chefen måste införa ett visum, som kommer att spelas in i beslutet.Betygsrapporterna upprättas för arbetstagarna och vid andra tillfällen.Till exempel, chef för avdelningen har rätt att göra en notering ställd till generaldirektören om främjande av underlydande för omsorgsfulla arbete eller ett väl utfört arbete.Principen om teckning - samma, bara texten positiva.

det svårt att skriva ett memo?

Skapa ett memo är inte svårt.Prov skrivande, om det behövs, kan du alltid ta sekreterare.Genom hans händer passerade många liknande handlingar.Det viktigaste är att tydligt förklara essensen av vad som hände.Efter att ha läst dokumentet, måste chefen ha en klar uppfattning om vad han ville tala om för kompilatorn "meddelande" det.Fakta måste beskrivas i kronologisk ordning, steg för steg, till den totala skymtade ljus och klar bild.Man bör också komma ihåg att betygsrapporten för internt bruk sker vanligtvis på en standard A4 (eller A5).Om informationen lämnas i moderorganisationen, ska texten skrivas ut på företagets brevpapper.Ett sådant dokument är absolut nödvändigt att föreskriva signaturen till huvudet.Som en följd av detta kommer det att undertecknas av två företrädare för företaget: den första - tonsätta, den andra - regissören.Information kan bekräftas mer information.De är vanligen försedda med huvuddokumentet i form av numrerade bilagor.

att göra saker rätt

orderinformation att höras, måste du veta hur man skriver ett memo.En sådan handling är vanligtvis sammansatt av tre huvuddelar.

1. anledning var anledningen till att skriva denna anmärkning.Det är nödvändigt att tydligt beskriva situationen och lista alla kända fakta.
2. författarna om vad som händer.Det är nödvändigt att noggrant analysera situationen och föreslå sitt beslut att skapa problem.
3. generella slutsatser och konkreta åtgärder.

information bör vara möjligt att ange en kort stund och tydligt att när man läser mottagaren inte har förlorat idén.Annars kan de faktiska omständigheterna misstolkas, och beslutet kommer inte att ge önskat resultat.I texten är det inte nödvändigt att uttrycka sina fantasier eller snedvrida verkligheten.Denna metod är mot reglerna.Om behov uppstår, adressaten själv ta intresse för kompilatorer, att förstå vad som hände och fatta ett slutgiltigt beslut.

ordningen

Till exempel anser ett specifikt fall av bristande uppfyllelse av sina arbetsuppgifter.Ett memo till anställda är handledare för bolagets ledning.För att starta den anställde ges tid att rätta till sina misstag.Annars, chef för den berörda tjänsten i närvaro av tre vittnen i lagen att arbetstagaren inte fullgöra uppgiften de föreslagna datumen.Den dömde måste sedan skriva en förklaring i vederbörlig ordning med angivande av skälen.

anställd kan inte göra detta.I detta fall förlorar han den sista möjligheten att skydda sig.Förklarande anmärkning passerade handledare för granskning.Sitt slutliga beslut, uttrycker det i form av en resolution.Uppgifter som lämnas till personalavdelningen för framställning av ett beslut om återkrav.Graden av straff bestäms i enlighet med lagen.Om brottet var ganska allvarlig och upprepad Dessutom kan resultatet bli en uppsägning av motsvarande artikeln.