Arbejde med personale dokumenter har en særlig indvirkning på kvaliteten af, hvordan det administrative apparat, samt dannelse og arbejdskultur medarbejdere.Jo mere professionelle arbejde er i gang, succes for virksomheden som helhed.
interne arbejdsgang for enhver virksomhed involverer en lang række aktiviteter for udarbejdelse, vedligeholdelse, påfyldning, kopiering, overførsel af forretningsoplysninger.Praksis viser, at omkring halvfjerds procent af tiden medarbejderne bruger på disse aktiviteter.Det skal bemærkes, at tilrettelæggelsen af arbejdet med dokumenter bliver stadig vigtigere.I dag er denne aktivitet for at være en af de vigtigste faktorer for konkurrenceevnen i den moderne virksomhed.
organisation, der arbejder med dokumenter kræver en særlig tilgang til at opnå og proces forretningsdata, koordinere processer af dannelse og forandring af oplysninger.Kompetent organisation papirarbejde reducerer tid til at søge og øger nøjagtighed, aktualitet af data, fjerne redundans.
I betragtning af den mangeårige praksis blev udarbejdet tre hovedtyper af dokumentationen: blandede, decentrale og centrale.
sidstnævnte form, indeholder en række eksisterende aktiviteter med fokus på at strukturere jurisdiktion af en enkelt enhed i virksomheden.Denne enhed kan være generelle eller menneskelige ressourcer afdeling, på kontoret og så videre.Bevar dokumentation og foretage én person, er sekretær.Under alle omstændigheder vil ansvaret for en afdeling eller medarbejder omfatte gennemførelse af en fuld cyklus af aktiviteter af dokumentation for modtagelsen forud for overførslen til arkivet afdelingen.Disse aktiviteter indebærer modtagelse, behandling forretningsoplysninger, registrering, opbevaring, kontrol over udførelsen, afsendelse, reference- og information operationer, systematisering før overførsel til arkivet.
centraliseret tilrettelæggelse af arbejdet med dokumenter anses for at være den mest rationelle, og i denne henseende, og jo mere foretrukne.Dette gælder især i små virksomheder.Når du bruger denne metode, systematisering af dokumentation reducerer omkostningerne til foranstaltninger til behandling af oplysninger.Hertil kommer, væsentligt forbedret arbejdskraft organisation medarbejdere.I denne form den mest effektive arbejdsgange fungerer kontor, opnået enighed i metodiske og ledelsesmæssige aktiviteter i forbindelse med forarbejdning af dokumentation.
Overfor centraliseret system er en decentraliseret ordning.I dette tilfælde, for hver afdeling dannede sit eget kontor til at arbejde med dokumentation.I disse enheder, er alle operationer, der udføres selvstændigt.En decentraliseret system er mere typisk for disse institutioner og organisationer, der er opdelte i forskellige territoriale forstand apparat.Hertil kommer, at systemet fungerer og er velegnet til de virksomheder, som er dokumenteret i en anden specificitet (f.eks, er der et behov for at sikre beskyttelsen af oplysninger).
mest almindelige, i mellemtiden, er en form for blandet system.I dette tilfælde er en vis del af alle operationer (normalt på modtagelse og behandling af dokumenter, der sendes og modtages, lagring, replikering) udføres i den centrale enhed.De strukturelle dele af virksomheden, mens aktiviteterne i udskrivning (skaber), bestilling, opbevaring og forberedelse til levering til arkivet.
Vælge den ene eller de øvrige medarbejdere, og dokumentationen er udført i overensstemmelse med strukturen i virksomheden.
