Mange virksomheder og organisationer i deres arbejde kommer til en konklusion om behovet for at skabe særlige strukturelle enhed, kaldet indkøbsafdelingen.Dens vigtigste opgave er at søge efter og samarbejde med leverandører af materialer af høj kvalitet og råvarer, samt et sæt af kvalificerede specialister i stand til at organisere effektivt arbejde i afdelingen.Med den rigtige tilgang, en ny division, selvfølgelig, kræver yderligere tid og omkostninger, og finansielle ressourcer, men i fremtiden vil bringe mange flere fordele, da det vil bidrage til maksimering af profit.
Det vigtigste punkt anses for at være processen med dannelsen af en ny division, da det er nødvendigt at opstille klare mål og målsætninger, som den skal udføre, samt at skitsere specifikke ansvarsområder og jobkrav.Ikke mindre vanskeligt spørgsmål er udvælgelsen af personale.Divisionen indkøb bør under vejledning af en intelligent, udadvendt person, som er i stand til ikke kun i den kortest mulige tid til at træffe beslutninger, men også for at finde individuelle tilgang til hver enkelt modpart.Chefen omfatter også etablering af en jobbeskrivelse, bindende for alle ansatte i selskabet.Dette dokument skal indeholde de rettigheder og pligter medarbejdere, et mål for ansvar for krænkelser eller afvigelser i forhold til arbejdsprogrammet.Hvert emne skal indeholde klare oplysninger let forstås af alle medarbejdere.
Specialister division udarbejde en liste over produkter, der er nødvendige for regelmæssig genopfyldning af virksomheden, og derefter begynde at søge efter entreprenører.Med deres valg bør baseres på de mål, som afdelingen mål.For eksempel, hvis målet for virksomheden er at reducere udgifterne til det færdige produkt ved at reducere priserne på indkøbte materialer, mens eksperter søger efter råvarer af acceptabel kvalitet, men til en lavere pris.Samarbejde med leverandører er en af de vigtigste øjeblikke, fordi med ordentlig forhandling ekspert kan opnå betydelige rabatter på varerne ikke behøvede at ofre kvalitetsegenskaber.Af det foregående er det klart, at afdelingen virkelig hjælper til at reducere omkostningerne uden at det går virksomheden.
Når en indkøbsafdeling, lederen af processen bør opdeles i flere faser eller etaper, som hver har en bestemt opgave og motivation for handling.Generelt kan du forestille dig fire faser:
- jobbeskrivelser udarbejdes, der er godkendt af en liste over de ansatte matcher de præsenterede kriterier.Instruktion bør udformes, så intelligent til en specialist, ikke et enkelt spørgsmål om, hvad virksomheden gør, og dens særlige afdeling, og hvad er hans ansvar.Kort sagt, på den første etape, strukturering af den afdeling, der er, at fordelingen af de funktionelle krav i hver medarbejder.Strukturen i afdelingen bør være baseret på rationelle tildelingen af opgaverne.I bedste fald bør alle leverandører fordeles således, at én medarbejder ikke havde mere end fem selskaber-entreprenører.
- planlagt system personaleudvikling, for eksempel, estimeres til at afholde yderligere seminarer eller sende særlige elever kolleger genopfriskningskurser.
- Et system for aflønning af ansatte, herunder satsen tidsplan og en bonusordning, som gør det muligt at belønne enkeltpersoner for succes i arbejdet.Forskellige bonusser og præmier er meget motiverede for at forbedre deres egne evner, og for virksomheden det tjener som et redskab til at øge effektiviteten.
- Som et sidste skridt nødvendigt at tildele organisationen kontrolsystem.Purchasing gælder for enheder, som viser en masse af finansielle ressourcer.Tilsigtede anvendelse nødvendigvis skal styres og reguleres.
