Hvad er registrering af dokumenter, og hvad det var for organisationen?Lad os besvare dette spørgsmål i rækkefølge: først - "hvad", og derefter - "hvorfor."
Så sagde processen er optagelsen af faktum for modtagelsen eller oprettelse af et dokument.I løbet af sin happening stemplet direkte på særlige indeks oprettet eller modtaget af organiseringen af papiret.Men dette er kun halvdelen af processen.Den anden del - at gøre de relevante oplysninger om de "nytilkomne" i den særlige tilmeldingsblanket.Indekset er normalt sammensat af flere dele.For det første er løbenummeret.Det kan suppleres indeks optrædende nomenklatur af sager klassificeringen modtagere, og så videre.Komponenter kan være placeret i forskellige sekvenser.Først, for eksempel, kan være et tal, og derefter - indekset for den nomenklatur og klassificeringen anvendte kan gives i slutningen.Men muligheden for en omvendt rækkefølge.I øvrigt, tildeling af særlige numre, som også indeholder en kombination af bogstaver og er kendetegnet ved konstituerende dokumenter og registrering.
må sige, at virksomheden eller selskabet skal være en global registreringsdokumenter.Det vil sige, bør fastsættes, uden undtagelse, forretningspapirer, både indgående og udgående.
bør endvidere bemærkes, at registreringsdokumenter i organisationen skal opfylde følgende krav:
• én gang - enten modtaget eller til at skabe dokumentation registreres kun én gang.Hvis vi taler om de interne ordrer, derefter fra afdeling til afdeling, de rejser med den tildelte i starten af nummeret (indeks).Denne regel gælder også for den officielle korrespondance og ordrer for barske lederskab.
• Rettidighed - her betyder, at registreringen af de modtagne værdipapirer udefra, udføres på ankomstdagen.Hvis vi taler om indenlandske ordrer, instrukser eller ordrer, kan de fastsættes for underskrivelsen af ansvarlige embedsmænd (højst - den næste dag).
• Separation - for hver sort af forretningspapirer har personlig fiksering (indgående, udgående, ordrer, notater, mødereferater, ordrer og så videre).
• Ensartethed - tilmelding er altid udføres i henhold til de samme regler.Denne tilmeldingsblanket betyder ikke noget.
• fuldstændigheden af virkeligheden - i indtastning af data i tilmeldingsskemaet du ønsker at vise så mange oplysninger i den.Især med hensyn til indholdet af et dokument.
Udover fastsættelse af alle værdipapirer i selskabet skal foretages inden for et år (kalender).
Og nu er det tid til at besvare spørgsmålet: "Hvorfor"Bruges i organisationens registreringsnummer dokumenter kan løse en bred vifte af opgaver.Overvej den mest slående eksempel.Hvis ved udgangen af det kalenderår, til at tage og analysere de serienumre, kan du holde styr på væksten i informationsstrømmen.Denne information kan føre til legitime krav ministeren til at øge sin løn (som en mulighed - for at øge antallet af sekretariatets personale).
