עם כניסתה של גישת התהליך הוא אחד השלבים של תהליכי תיעוד.זהו אחד מהשלבים העיקריים של יישום, ובמציאות זה תהליך מאוד ארוך ומייגע שדורש הרבה זמן ומאמץ.בכל ארגון, מספר רב של תהליכים ורבים מהם הם מאוד מעורפלים.זה כוללים תהליכים שונים בארגוני שירות.
קחו למשל את התיאור ותיעוד של תהליכי שירות בדוגמא של חברת ייעוץ המתמחה בתחום של ניהול איכות וניתוח סטטיסטי.
לתיאור ותיעוד התהליך של מתן שירותים, אתה יכול להשתמש במגוון אמצעים: מיפוי היחסים, תרשים זרימה, זרימת תרשימים, מפות תהליך, דיאגרמות רשת, וכו '
לפני שתתחיל התחקות תרשים בלוקים מפורטים של התהליך, לעתים קרובות צריך ליצור תמונה כללית של מי שמשתתף בתהליך וכיצד הם פועלים אחד עם השני ועם העולם החיצון.זה חשוב במיוחד לעשות כאשר התהליך כרוך במספר גדול של משתתפים.במקרה זה עלול להיות קשה מאוד כדי לייעל את שלבי הפרט של התהליך.יחסי מיפוי - הצעד הראשון ביצירה זו.
כדי לקבוע את האינטראקציה של התהליך צריכה להיות ברור.לחברת ייעוץ המתמחה באספקת שירותים בתחום של ניהול איכות וניתוח סטטיסטי של הרצף של פעולות יהיו כדלקמן: 1
) לקוח מקומות צו לפרויקט במחלקת הייעוץ, מתן מידע שברשותה;
2 מחלקת ייעוץ) שולחת את הסדר והמידע במחלקה לשיווק ותכנון;
3 מחלקת שיווק ותכנון) מנתחת את הנתונים ומבקשת ספק הנתונים הדרוש, ולאחר מכן פיתוח תכנית של הפרויקט ולשלוח אותו ללקוח לאישור, ולאחר מכן למחלקת המומחה;
) מחלקת מומחה על בסיס נתונים אלה ומפתחת תכנית לפריסה של הפרויקט, אשר אושר על ידי הלקוח;
5) אישר את הפריסה נעשית לפרויקט מוגמר (מחלקת מומחה) ונשלחה למחלקת האיכות להעריך עמידה;6 מחלקת איכות)
שולחת מחלקת פרויקט הייעוץ המוגמרת;
7) חטיבת ייעוץ מספקת פרויקט לקוח שמעריך את האיכות של שירותים שבוצעו;
8) במידת צורך, סיימתי את הפרויקט נשלח בחזרה לשיפור.
כך, מתן שירותי ייעוץ המתמחה בתחום של ניהול איכות וניתוח סטטיסטי עולה בקנה אחד באופן מלא עם מחזור של PDCA [3].
למפות את הקשרים דרושים כדי להגדיר את התשומות ותפוקות של התהליך.במקרה זה, התשומות הם: לקוחות, עובדים, משאבי מידע, תוכנה, תשתיות, ציוד משרדי, שיטות וטכניקות, טכנולוגיות חדשות.לתפוקות - שירות מוכן איכות (טיוטה, התייעצות, וכו ') עלויות.השלב הבא
של מיפוי מערכות היחסים הוא להגדיר בעלי עניין: לקוחות, מחלקות ועובדים בודדים, ספקים, כלומרכל מי שלוקח חלק באו השפעה עליו.
כדי לקבוע את המשתתפים בתהליך של מתן שירותי הצורך לנתח את כל המחלקות בחברה, המשאבים, ספקים ואת האפשרות המתאימה להשתתפות בתהליך.כך, זיהינו את בעלי העניין הבאים: לקוחות, ייעוץ מחלקה, שיווק ותכנון, ספקי מידע, מחלקת ייעוץ, איכות.
אחרי הרכב של המשתתפים הפוטנציאליים בתהליך כדי לקבוע את הסוג של אינטראקציה ביניהם.כדי לעשות זאת, להגדיר את חיצי המערכת.
בהתבסס על המפה לעיל יחסים מבוססים.
אז, על סמך כל האמור לעיל, אנו יכולים להסיק כי התהליך - רצף של ביצוע של פונקציות (עבודה, פעולות), שנועד ליצור תוצאה שיש ערך ללקוח.תהליך
חייב להיות:
- רציף, עקבי, מתועד,
- נועדו ליצור תוצאה שיש ערך ללקוח,
- מבוקר, כלומר, בתנאי נקודות, השיטות ואמצעי השליטה,
- נבנו באופן רציונלילחסל את "החזרים" או פעולות מיותרות ולא יעילות - מסופקים עם ערוצים של העברת מידע, וכו '
אם כבר מדברים על תפקידו של גישת התהליך למערכת ניהול איכות יש לציין כי תפקידיו של תהליך בכל מערכת הוא גדולים מספיק.מאז SMC הוא ישות ניהול - החברה צריכה לשלוט בכל התהליכים הקשורים אליו.
