Pentru a defini în mod clar atribuțiile secretarului, trebuie să știți despre cineva vorbește despre.La urma urmei, poziția poate fi vizualizat în mai multe moduri.Este cunoscut, de exemplu, asistent administrativ ca lucrătorul de birou, secretarul general ca capul (capul) o anumită organizație, secretarul de stat ca un funcționar public, ca un diplomatic manager de secretar persoană secretar ca angajat, și alte opțiuni.În majoritatea cazurilor, menționând postul, ele înseamnă un angajat care îndeplinește sarcini (comenzi) în calitate de director al companiei și șefii individuale ale diviziilor sale.Se pare că atribuțiile secretarului în acest caz redus la îndeplinirea ordinelor unice pentru problemele organizatorice și tehnice.
trebuie să știe ce să facă și secretarului
Daily Secretarul îndeplinește următoarele funcții:
- primi informații de la subordonații săi să transfere cap.
- organiza director telefon.În absența acestuia, de a primi informații, și apoi aduce la cunoștința directorului.
- primi și ține evidența mesajelor telefonice.
- crea condiții pentru funcționarea normală a capului: de a urma cererii de echipamente de papetărie și de birou.
- ajuta la organizarea conferințelor de producție și reuniuni.Aduce participanților data, locul și ora evenimentului.Aduna materialele necesare pentru a asigura prezența participanților și menținerea-verbal al reuniunii.
- țină evidența întreprinderii.În acest scop, secretarul efectuează recepția, clasificarea e-mail de intrare și trimite-l la managementul.Apoi, pe baza de vize impus transmite documentele interpreți în pictura.Atribuțiile secretarului includ controlul asupra progresului, calendarul și rezultatele executarea lor.
- face treaba de tipărire și reproducere a documentelor.
- organizeze primirea de vizitatori la conducerea companiei și capacitatea de a crea condițiile pentru o rapidă întrebări soluție.
Pentru a realiza aceste sarcini aparent simple de secretarul, lucrătorul trebuie să știe:
- toate conducerea companiei și diviziile sale structurale;
- charter, angajarea de personal și structura companiei, profilul acesteia, perspectivele de dezvoltare și specializare;Regulamente
- pentru evidență corectă;
- normele de utilizare a echipamentelor de birou și mijloace de comunicare;
- reguli BTP, OT, siguranta la foc și igiena industrială;Normele
- ale organizației la locul de muncă;
- acte normative și juridice, ordine, decrete, ordine de planificare, contabilitate și control al calității muncii prestate.
Specificitatea Clerk
Când vine vorba de specializare mai specific, situația este oarecum diferită.Luați, de exemplu, funcția de secretar-recepționer.Foarte Titlul postului este clar aspect al lucrării definit.De obicei, fiecare întreprindere are deja o descriere de locuri de muncă, care prezintă activitățile de specialitate cu privire la munca de birou.Dacă o astfel de instruire nu este, este mai bine să-l creeze.Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați directorul de calificare, în care probele sunt aproximative.După aceea, versiunea standard are obligația de a finaliza respectul pentru organizația specifice și caracteristici interne.În general, responsabilitățile secretarului Clerk trebuie urmărite în mod clar trei domenii principale:
- Confruntarea cu corespondență.Recepție, prelucrare cu tehnici moderne și de transport maritim în timp util.
- întreținerea corectă a documentației interne.
- Register, contabilitate stricta și transferul de documente pentru a arhivei pentru depozitare.Caracteristici
de referentul
La unele întreprinderi introdus personalului pentru această funcție, care include o gamă largă de responsabilități: de la "help desk" la "director adjunct".O astfel de persoană trebuie să aibă cunoștințe cuprinzătoare și o bună cunoaștere a atmosferei.Taxe sekretaryareferenta ușor extins, datorită puterii a crescut.În general, aceasta este - opera obișnuită a secretarului, dar cuvântul "asistent" face unele completări la lista standard de.În special, asistentul administrativ poate efectua independent primirea vizitatorilor pe anumite aspecte.Deținerea anumitor informații, el este capabil de a lua propriile decizii.În plus, șeful adjunct al comisiei responsabile efectuează activități relative ale organizației (întreprinderii).Uneori secretari sunt obligate să administrare HR.Acest lucru se face numai atunci când suma totală de muncă vă permite să își exercite atribuțiile suplimentare.
